La Contraloría General de la República (CGR) y la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) emitieron una circular conjunta con disposiciones transitorias orientadas a fortalecer la administración, el registro, el monitoreo y el control de los inventarios de bienes de consumo en las instituciones del Estado.
La medida fue suscrita por el contralor general de la República, Geraldo Espinosa, y el director general de Contrataciones Públicas, Carlos Pimentel Florenzán, en cumplimiento del Decreto núm. 385-25 su objetivo es establecer criterios uniformes para la gestión de inventarios mientras se desarrolla e implementa un sistema tecnológico integral que permitirá modernizar estos procesos en la administración pública.
La circular tendrá alcance nacional y será aplicada en ministerios, direcciones generales y nacionales, instituciones del Gobierno central, entidades descentralizadas y autónomas, organismos de la Seguridad Social, empresas públicas no financieras y demás órganos del Estado que administran bienes de consumo, también involucra a los comités de compras, departamentos administrativos y financieros, unidades de almacén y suministro, así como a las Unidades de Auditoría Interna de la Contraloría.
Entre las principales disposiciones figura la homologación obligatoria de los registros de inventario con el Catálogo de Bienes y Servicios administrado por la DGCP, con el propósito de garantizar una información estandarizada, comparable y trazable para mejorar la planificación, el monitoreo y los mecanismos de control institucional.
La normativa dispone además que las entidades fortalezcan sus políticas internas mediante sistemas de clasificación de inventarios, criterios de abastecimiento y mecanismos de alerta temprana para identificar productos próximos a vencer, bienes sin movimiento o posibles riesgos de desabastecimiento.
Como parte de las nuevas medidas, todas las instituciones deberán realizar al menos un corte semestral de sus inventarios y remitir esa información a la Contraloría General de la República utilizando un formato digital único que permitirá consolidar datos estandarizados y facilitar las labores de supervisión y fiscalización.
La circular también establece que antes de iniciar cualquier proceso de adquisición de bienes de consumo recurrentes, las entidades deberán verificar las existencias disponibles en sus almacenes, analizar el historial de consumo y confirmar la necesidad real de reposición, asimismo tendrán que revisar la planificación trimestral del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC), con el fin de asegurar que las adquisiciones respondan a necesidades previamente identificadas y aprobadas.
Otro aspecto relevante de la disposición es la obligación de elaborar reportes periódicos dirigidos a las máximas autoridades de cada institución, incluyendo información sobre inventarios críticos, bienes próximos a vencer, necesidades de reposición y otros indicadores que faciliten la toma de decisiones y fortalezcan el control interno.
Para apoyar la implementación de estas medidas, la Contraloría y la Dirección General de Contrataciones Públicas desarrollarán jornadas de capacitación y socialización dirigidas a las instituciones comprendidas en la circular, con el objetivo de garantizar la correcta aplicación de los nuevos procedimientos.
Las autoridades precisaron que esta normativa tendrá carácter transitorio y permanecerá vigente hasta que entre en funcionamiento el sistema tecnológico integral para la gestión de inventarios previsto en el Decreto núm. 385-25 la disposición comenzó a surtir efecto a partir de su publicación y difusión en los portales institucionales de ambos organismos.
